Poruszanie się po morzu papieru

„Muszę radzić sobie z wieloma papierami z wielu różnych źródeł - papierami moich uczniów, papierami szkolnymi moich dzieci, pocztą, która może być ważna lub nie, i po prostu innymi rzeczami. Sprawia, że ​​chce mi się płakać na samą myśl, jak te kawałki papieru wydają się kontrolować moje życie. Co mogę zrobić? ”- VMT, Maryland

Ty jesteś odpowiedzialny za papier, to nie on jest odpowiedzialny za ciebie. Masz całą kontrolę i moc; papier nie ma nic oprócz tego, co mu dajesz. Gdy naprawdę to zrozumiesz, łatwiej będzie obsłużyć cały papier, który pojawi się w twoim życiu.

Pierwszym krokiem jest przejrzenie dokumentów i sprawdzenie, co dokładnie masz. Kategoryzuj swoje papiery i stwórz miejsce do umieszczenia każdego rodzaju papieru. Przeglądaj pocztę każdego dnia i miej pod ręką duży kosz na śmieci lub kosz - nie bój się rzucać. Kosz na śmieci jest jednym z najbardziej niewykorzystanych narzędzi organizacyjnych, z których każdy ma do dyspozycji.

Napisz do Mail Preference Service, c / o Direct Marketing Association, P.O. Box 9008, Farmingdale, NY 11735-9008, aby usunąć swoje nazwisko z list śmieci.

Pamiętaj, aby podać wszystkie odmiany pisowni swojego imienia i pisać do nich przynajmniej raz w roku. Nie wyeliminuje to całkowicie twojej niechcianej poczty, ale zmniejszy ją o około 40%.

Zadzwoń pod numer 1.888.5.OPT.OUT, aby usunąć swoje nazwisko z list zamówień karty kredytowej. Jeśli chcesz selektywnie usunąć katalogi ze swojej poczty, po prostu wytnij lub oderwij etykietę adresową katalog, narysuj linię przez swój adres, napisz „Usuń mnie ze swojej listy mailingowej” i wyślij na adres firma. Z przyjemnością usuną twoje imię i nazwisko z listy.

Śledzenie dokumentów dzieci może być tak proste, jak oddanie każdemu dziecku własnego koszyka lub tacy. Ponieważ dokumenty przychodzą każdego dnia ze szkoły, dziecko (w zależności od wieku) jest odpowiedzialne za wrzucenie dokumentów do swojego koszyka. Moja klientka przymocowała do swoich koszyków zdjęcia swoich córek, zamiast używać ich imion do identyfikowania, który koszyk należy do którego dziecka. Posiadanie osobnych koszy lub tacek zapobiega pomieszaniu papierów dzieci z innymi papierami, które wchodzą do domu.

Zakładam, że masz dokumenty od studentów, które wymagają działania z twojej strony - do przeczytania, oceny lub przeglądu. Utwórz obszar akcji w pobliżu miejsca, w którym wykonujesz tę akcję. Na przykład, jeśli pracujesz nad dokumentami uczniów przy biurku, ułóż tacę akcji na biurku lub w pobliżu biurka, aby usiąść, aby wykonać tę akcję, wszystkie potrzebne dokumenty znajdują się w jednym miejscu. Ważne jest również utworzenie obszaru wyjściowego dla swoich dokumentów akcji, abyś na pierwszy rzut oka wiedział, które dokumenty nadal wymagają działania, a które nie.

Jeśli zazwyczaj podejmujesz działania na dokumentach uczniów w kuchni lub oglądasz je wieczorem w w salonie podczas oglądania telewizji, a następnie utwórz ten obszar akcji i wyjścia w kuchni lub salonie Pokój. Jeden z moich klientów wieczorami sprawdzał jej pocztę w salonie, więc stworzyliśmy dla niej pudełko. Pudełko zawierało wszystko, czego potrzebowała do przetworzenia poczty, w tym foldery, więc przeglądając pocztę, po prostu upuściła każdy kawałek do odpowiedniego folderu. Kiedy skończyła, dosłownie po prostu położyła pokrywkę na pudełku i położyła pudełko na podłodze obok swojego krzesła. Nawet jeśli nie przeszła przez skrzynkę przez kilka dni, wszystko czekało na nią, kiedy się do tego zbliży. Możesz łatwo stworzyć coś podobnego do obsługi dokumentów swoich uczniów - masz wszystko, czego potrzebujesz przetwarzaj przydatne papiery, niezależnie od tego, czy są to długopisy, markery, gumki, naklejki, klej, taśma, zszywki, zszywki zmywacz itp.

Jeśli utworzysz ten obszar na biurku, te przedmioty trafiłyby do szuflady; jeśli utworzysz ten obszar w salonie, możesz również użyć pudełka.

Zawsze będzie poczta, której nie można od razu podzielić na kategorie ani podjąć decyzji, więc dobrze jest mieć obszar lub folder dla tych dokumentów, do których trzeba wrócić. Kluczem jest przeglądanie tego obszaru lub folderu co tydzień i czyszczenie go - podejmij decyzję o tych elementach, które możesz.

Ponieważ dokumenty szybko się gromadzą, bardzo ważne jest, aby być na bieżąco z nadchodzącymi papierami. Zaplanuj czas, aby przeglądać pocztę i przychodzące dokumenty każdego dnia lub wieczorem, aby się nie układały i stać się ogromnym stosem - łatwiej przepracować mały stos każdego dnia niż jeden wielki stos raz na kilka tygodnie Jest znacznie mniej przytłaczający i zajmuje mniej czasu w ciągu dnia.

Zaktualizowano 16 października 2009 r