Bądź szefem: 9 strategii oszczędzania rozsądku dla kadry kierowniczej ADHD

Ami jest menedżerem ds. Rozwoju biznesu w instytucji finansowej. Zarządza 30 osobami w oddziałach w trzech miastach. Jej codzienny harmonogram obejmuje wiele spotkań z klientami oraz odbieranie indywidualnych i konferencyjnych połączeń z pracownikami, którzy się do niej zgłaszają. Skrzynka odbiorcza e-mail jest zawsze pełna, głównie dlatego, że pisanie odpowiedzi zajmuje jej zbyt dużo czasu. Ma problemy z wypełnianiem raportów na czas. Ami kładzie nacisk na przeglądy wydajności, ponieważ nienawidzi udzielania negatywnych opinii pracownikom.

Jim jest kierownikiem projektu w dużej firmie budowlanej. Koordynuje wiele projektów i zarządza dziesiątkami osób. Połowa jego dnia pracy to planowanie spotkań, a druga połowa bombarduje go telefonami i e-mailami, które wymagają jego uwagi. Jego biuro to bałagan, co utrudnia śledzenie wszystkich dokumentów, zapisów i zadań do wykonania. Mimo długich godzin pracy i zabrania pracy do domu w weekendy nie może go dogonić.

Jim i Ami odnoszą sukcesy na stanowiskach kierowniczych i są dobrzy w swojej pracy. Oni mają

ADHD. Nie są prawie sami. Istnieją tysiące dorosłych z ADHD na stanowiskach kierowniczych i kierowniczych w każdym zawodzie. Wyzwanie dla Ami, Jima i wielu innych osób na tym stanowisku polega na tym, aby nauczyć się dobrze zarządzać ADHD, aby ich praca była mniej stresująca i wyczerpująca. Poniżej znajdują się niektóre strategie, które okazały się pomocne.

1. Napisz własny opis stanowiska

Większość pracowników ma jasno określone zadania z określonymi celami i uporządkowanymi procedurami. Zwykle tak nie jest stanowiska kierownicze, gdzie oczekiwania i obowiązki są luźno zdefiniowane i otwarte. Jeśli ktoś nie podał ci jasnego, uporządkowanego opisu stanowiska, napisz go sam.

Jakie są najważniejsze obowiązki w pracy? Ile czasu potrzebujesz poświęcić każdemu z nich? Kiedy przeznaczasz czas na zadania priorytetowe w swoim harmonogramie i jak bilansujesz swój harmonogram, aby zapewnić wykonanie zadań priorytetowych? Jakie konkretne cele w zakresie wydajności starasz się osiągnąć i jak konsekwentnie monitorujesz i oceniasz swoje postępy?

Nieustrukturyzowany dyrektor prawdopodobnie będzie wszędzie, rozproszony przez małe rzeczy i marnowanie czasu. Dodatkowym niebezpieczeństwem jest to, że bez realistycznych oczekiwań i zdrowych ograniczeń praca dyrektora może łatwo przejąć jego życie. To, jak odkrył Jim, to przepis na wypalenie zawodowe.

2. Spraw, aby planowanie było Twoim najwyższym priorytetem

Poświęć czas na planowanie, długoterminowe i krótkoterminowe, i przemyśl, kto, co i kiedy projektu. Problemem wielu menedżerów z ADHD jest to, że przyłapują się na gaszeniu pożarów i nie tracą czasu na patrzenie w przyszłość i efektywne planowanie. Rezultatem długoterminowym jest często katastrofa.

Jim dowiedział się, że im skuteczniej planował, tym mniej musiał gasić pożary. „Moim najważniejszym zadaniem jako dyrektora nie jest gaszenie pożarów, ale raczej zapobieganie wybuchom pożarów.” Podstawowe krótkoterminowe zadania, takie jak spotkania, są planowane w jego terminarzu, a powiadomienia i przypomnienia wysyłane są do uczestników przez jego biuro asystent. Długoterminowe i bardziej złożone projekty są szczegółowo planowane za pomocą oprogramowania do zarządzania projektami, takiego jak Microsoft Project.

3. Minimalizuj rozproszenie uwagi

Im bardziej osoba jest rozpraszana i im więcej szczegółów musi się zajmować, tym większa potrzeba zorganizowanego środowiska pracy. Zadbaj o to, aby stała misja polegała na eliminowaniu i ograniczaniu rozpraszania uwagi na biurku i biurze.

Dla Ami największym problemem była zalew e-maili. Za każdym razem, gdy zatrzymywała się, aby przeczytać jedną z nich, wyjaśniała: „Miałem okropny czas na powrót na właściwe tory”. Rozwiązaniem było dać poświęciła czasy e-mail na czytanie i odpowiadanie na wiadomości e-mail oraz ignorowanie ich, gdy musiała skupić się na innych zaplanowanych zadania

Problemem dla Jima było to, że jego biurko było skierowane w stronę szklanej ściany, która wychodziła na większy kompleks biurowy. Rozwiązaniem było odwrócenie biurka tak, aby stało twarzą do nieprzezroczystej ściany.

Sprawni delegaci wykonawczy; jeden nieefektywny nie. Dobre delegowanie wymaga jasności co do zadań, które należy przekazać, a które nie. Przekaż zadania, które ktoś może wykonać tak dobrze, jak Ty, aby zwolnić czas i energię na zadania wymagające Twojej wiedzy. Zachowaj ostrożność, nie delegując zadań, którymi pracownik nie jest w stanie zarządzać, i ciesz się szczerymi opiniami, jeśli takie sytuacje wystąpią.

Dobre delegowanie wymaga przełamania dumy. Jim nie chciał delegować, ponieważ „nie chciałem wyglądać, jakbym się marudził”. To był przypadek cięższej pracy, ale głupszej. Jim odrzucił ten nawyk.

4. Dowiedz się, kiedy powiedzieć „nie”

Są dwa główne powody, dla których wielu kierowników jest przytłoczonych swoimi zadaniami. Mogą być nieefektywne, w takim przypadku rozwiązaniem jest poprawa wydajności poprzez strategie radzenia sobie, takie jak te wymienione tutaj. Drugim powodem poczucia przytłoczenia jest podejmowanie zbyt dużej pracy. Jedynym rozwiązaniem nadmiernego zaangażowania jest ograniczenie obciążenia. Jeśli ograniczenie nieobsługiwanego obciążenia nie jest możliwe - na przykład, jeśli wyższe kierownictwo się nie zgadza - rozwiązaniem długoterminowym może być znajdź inną pracę.

Skuteczny organ wykonawczy powinien zawsze być świadomy tego, co jest wykonalne, a co niewykonalne, i odpowiednio podejmować zobowiązania lub odrzucać wnioski. Jednym z powtarzających się problemów dla Ami było to, że jej szef poprosił ją, aby poradziła sobie z problemami bez uwzględnienia bieżących projektów na jej biurku. Musiała i ostatecznie to zrobiła bądź asertywna i powiedz jej szefowi„Mogę się tym zająć lub mogę się tym zająć, ale nie mogę zrobić obu”.

Kolejnym problemem było zbyt wiele próśb od osób, które zgłosiły się do niej, aby przełożyć spotkania telefoniczne lub inne zaplanowane wydarzenia. To pogrążyło jej harmonogram w chaosie i musiała odmówić takim prośbom.

5. Bądź dobry, a nie idealny

Po przejrzeniu, ustaleniu priorytetów i zaplanowaniu dnia, dołóż wszelkich starań, aby wykonać zadania w wyznaczonych dla nich terminach. Ami miała tendencję do zagubienia się w drobiazgach i narzekała: „Zawsze staram się reorganizować informacje”, aby raporty lub e-maile były idealne. Jej perfekcjonizm, w połączeniu z jej rozpraszalnością, spowolniło jej produktywność do prędkości melasy. Tylko zmuszając się do zatrzymania zgodnie z harmonogramem - ustawiając alarm ostrzegający ją, że ma 10 lat pozostało kilka minut, a potem skończyło się zadanie, gdy czas się skończył - że była w stanie utrzymać się na nogach obciążenie pracą.

6. Spraw, aby spotkania były krótkie i skoncentrowane

Niezależnie od tego, czy prowadzisz spotkanie wewnętrzne, czy zewnętrzne, zawsze przygotuj zwięzły plan i trzymaj się go. Pomaga to nie tylko uporządkować informacje, ale także oszczędza czas. Utrzymuj spotkanie ściśle skoncentrowane na temacie i kieruj rozmowę z powrotem do porządku obrad, gdy inni (lub ty!) Zejdą z toru.

7. Nie agonuj recenzji wydajności

Wiele osób z ADHD podoba się ludziom i jest wrażliwych na dyskomfort lub ból innych osób. Dyskomfort Ami z przeglądami wyników wynikał z jej obaw konstruktywna krytyka sprawia, że ​​niektórzy ludzie czują się niekomfortowo. Przestała zwlekać, kiedy pomyślała o przeglądzie wyników jako o możliwości nauczania, a nie konfrontacji. Ocena stała się okazją do powiedzenia pracownikom, jak być bardziej skutecznym w pracy.

8. Tankuj się

Kiedy masz ochotę pracować przez lunch, nie rób tego. Utrzymanie zdrowego poziomu cukru we krwi jest niezbędne do uwagi i koncentracji. Oprócz odżywiania krótki czas przerwy na lunch pomaga uniknąć zmęczenia psychicznego po południu.

9. Zaplanuj rutynowe zadania

Nieliczne zadania są często omijane lub zapominane, chyba że stają się nawykami. Zdyscyplinuj bieżące obowiązki, wdrażając procedurę zgodnie z ustalonym harmonogramem. Oddaj odcinki wydatków do południa w każdy piątek. Poproś asystenta biura o przypomnienie, jeśli zapomnisz lub odłożysz na później. Ta zmiana pomogła Jimowi i Ami być na bieżąco.

Zaktualizowano 16 grudnia 2019 r