Komunikacja w miejscu pracy: Ściągawka ADHD

Rozpowszechniaj informacje: skuteczne umiejętności komunikacyjne są kluczowe w każdej karierze. Bez względu na branżę lub stanowisko, wiedza o tym, jak przekazać wiadomość, pomoże Ci osiągnąć pożądane rezultaty.

Od pisania e-maili po prowadzenie spotkań – skup się na skuteczności komunikacja w miejscu pracy z tymi wskazówkami.

Jak skutecznie komunikować się w pracy

1. Jaka jest Twoja wiadomość?

• Zanim porozmawiasz lub spotkasz się, pomyśl. Kto jest twoją publicznością? Co chcesz, aby widzowie ci wynieśli? Czy chcesz informować odbiorców o statusie projektu? Czy musisz powiadomić ich o zmianie lub problemie?
• Zidentyfikuj wezwanie do działania. Chcesz, aby Twoi odbiorcy zrobili coś z podanymi przez Ciebie informacjami. W przeciwnym razie, po co się komunikujesz? Przykłady słów i zwrotów wezwania do działania: recenzja; podać dane wejściowe; zatwierdzić; podjąć decyzję; plan; i tworzyć.
• Co Twoi odbiorcy muszą wiedzieć, aby zastosować się do Twojego wezwania do działania? Jeśli jesteś winny werbalnej biegunki, zaplanuj, dopracuj i przećwicz swój przekaz. Unikaj powtarzania informacji, które Twoi odbiorcy już znają.
  instagram viewer
• Jaki jest najlepszy sposób na przekazanie wiadomości? Spotkanie? e-mail? Szybki telefon?

2. Dostarcz wiadomość

Wskazówki dotyczące pisania e-maili

Przejrzystość i zwięzłość są kluczem do skutecznych wiadomości e-mail. W epoce przeładowania informacjami ludzie nie będą szukać Twojej wiadomości.

• Napisz jasny temat, który zawiera następujące informacje:
  • temat
  • [WEZWANIE DO DZIAŁANIA], jeśli istnieje
  • termin, jeśli taki istnieje
  • Oto przykładowy temat: [WYMAGANA DECYZJA] Decyzja dostawcy projektu ABC do listopada 16, 14:00 czasu wschodniego
• Zwięźle ułóż informacje w treści wiadomości e-mail.
  • Zacznij od wezwania do działania. Pisać, "Wysyłam ci to, ponieważ musimy podjąć decyzję dotyczącą [x] do [czasu]”.
  • Podaj tylko istotne informacje. Nie więcej niż pięć zdań to praktyczna zasada. Oczywiście długość zależy od tematu.
• Spraw, aby Twoja poczta e-mail była możliwa do przeskanowania.
  • Załóż, że czytelnicy przejrzą Twoją wiadomość. Wypunktowania pomagają poprowadzić czytelnika i zachęcają do zwięzłości z twojej strony.
  • Użyj podtytułów, aby pogrupować informacje.
  • Wyróżnij, pogrub i/lub podkreśl istotny tekst.
  • Użyj odstępów, aby podzielić bloki tekstu.
  • W stosownych przypadkach podaj opcje i kolejne kroki w formie numerowanej.

3. Prowadź efektywne spotkania

• Stwórz i wybierz najlepsze warunki do promowania skupienia.
  • Wyeliminuj wszystkie możliwe rozproszenie uwagi. Unikaj spotkań w zatłoczonej kawiarni lub nawet w ruchliwym kącie biura, na przykład, jeśli rozpraszają Cię hałasy.
  • Zaplanuj spotkanie, kiedy będziesz spokojny i czujny. Nie spotykaj się w najbardziej stresującej części dnia lub gdy jesteś zmęczony i tracisz koncentrację.
• Przygotuj plan czasowy aby spotkanie przebiegało zgodnie z planem i posuwało się naprzód.
  • Uwzględnij istotne i pomocne informacje ogólne w swoim programie. W razie potrzeby przynieś dokumenty potwierdzające. Skopiuj informacje dotyczące uczestników, jeśli jest to duże spotkanie.
• Planuj robić notatki.
  • Nagraj sesję dla łatwego odniesienia. Możesz utworzyć transkrypcję z pliku audio, chociaż obecnie wiele narzędzi umożliwia generowanie transkrypcji w czasie rzeczywistym w trakcie nagrywania.

[Przeczytaj: Jak współpracować z grupami roboczymi]

• Poprowadź spotkanie z wezwaniem do działania i „dlaczego”.
  • Przygotuj się z listą potencjalnych rozwiązań, które pomogą Ci uzyskać wezwanie do działania.
• Zaplanuj pytania i zastrzeżenia.
  • Spodziewaj się obaw. Proaktywnie myśl o postanowieniach. Rozważ pobranie większej ilości danych, udostępniając zaktualizowany projekt terminy, zajęcie się środkami podjętymi w celu uniknięcia problemów itp.
  • Być ciekawym o perspektywach i motywacjach innych osób. Posłuchaj ich słów; nie wykorzystuj czasu ich wypowiedzi na wymyślanie odpowiedzi. Poproś mówcę o podanie konkretnych przykładów, jeśli ich potrzebujesz.
  • Daj sobie czas na udzielenie odpowiedzi na trudne pytania. Jeśli w danej chwili masz trudności z wydobyciem myśli, powiedz: "Trafne spostrzeżenie. Czy mogę mieć trochę czasu, aby to przemyśleć i wrócić do ciebie? Wstrzymywanie jest w porządku; jest to o wiele lepsze niż wyrzucanie odpowiedzi i pokazuje drugiej osobie, że zależy ci na tyle, aby opracować dokładną odpowiedź.
  • Parafraza aby pokazać drugiej osobie, że rozumiesz, co mówi. Mowić, „To, co rozumiem z tego, co powiedziałeś, to [x]. Czy to jest poprawne?"
• Zaplanuj, jak poradzisz sobie z negatywnymi emocjami.
  • Użyj skryptów, aby wstrzymać akcję. Mowić, "Chwileczke. Czy możemy zrobić 5-minutową przerwę, abyśmy mogli się pozbierać?
  • Wykonuj proste ćwiczenia oddechowe. Nawet kilka głębokich oddechów wystarczy, by się wyciszyć.
  • Prowadź listę pozytywne afirmacje powiedzieć sobie w tej chwili. Mowić, „Koncentruję się na rozwiązaniach, a nie na problemach”. I „Mam kontrolę nad emocjami. Wybieram odpowiedź z łaską”.
• Zapisuj decyzje i wyniki. Powtórz kolejne kroki, zakresy odpowiedzialności, terminy i inne ważne informacje otrzymane podczas spotkania.

Komunikacja w miejscu pracy z ADHD: kolejne kroki

• Darmowe pobieranie: 10 zasad produktywności w pracy odpornej na ADHD
• Czytać: Gdzie spotykają się koncentracja, zmęczenie i wiercenie
• Blog: „Czy przesadziłem, mówiąc moim nowym współpracownikom, że zwykle przesadzam?”

Treść tego artykułu została częściowo zaczerpnięta z seminarium internetowego ADDitude ADHD Experts zatytułowanego „GTD @ Praca z ADHD: Jak ustalać oczekiwania, dotrzymywać terminów i zwiększać produktywność” [Powtórka wideo i podcast nr 431] z Lindą Walker, PCC, który został wyemitowany 15 listopada 2022 r.

---

ŚWIĘTUJEMY 25 LAT DODANIA
Od 1998 roku ADDitude pracuje nad zapewnieniem edukacji i wskazówek ADHD poprzez seminaria internetowe, biuletyny, zaangażowanie społeczności i swój przełomowy magazyn. Aby wesprzeć misję ADDitude, rozważ subskrypcję. Twoje czytelnictwo i wsparcie sprawiają, że nasze treści i zasięg są możliwe. Dziękuję.

• Facebook
• Świergot
• Instagram
• Pinterest