Drogi trenerze organizacyjnym: Jak mogę być na bieżąco z tymi wszystkimi stosami?

P: „Jaki jest najlepszy sposób organizowania dokumentów i rachunków?” —Boston mama

P: „Potrzebujemy strategii organizowania i przetwarzania wszelkiego rodzaju papieru. Rachunki, darowizny na cele charytatywne, dokumenty ubezpieczeniowe, dokumenty finansowe… ” —Margo

P: „Co tydzień na moim stole w kuchni gromadzi się stos papieru i innych przedmiotów o wysokości około sześciu cali. Jestem zajętą ​​czteroosobową mamą z dwoma psami, jestem w szkole podyplomowej i uczę w ramach programu po szkole jeden dzień w tygodniu. Mam dwoje dzieci (9 i 13) z ADHD i niedawno zostałem zdiagnozowany. Robię tak wiele rzeczy, jak sortowanie poczty do kosza, natychmiast płacę rachunki, edytuję i rozdaję rzeczy. Prowadzę dziennik pocisków, który jest niesamowitym narzędziem do organizowania harmonogramów moich i całej rodziny. A jeśli chodzi o ten stos… Jeśli nie uda mi się go odłożyć do końca tygodnia, przenosi się na podłogę salonu, a stamtąd, jeśli nie jest odkładany, zwykle kończy się w torbie, którą należy wrzucić, gdy przychodzi towarzystwo. Jesteśmy sześcioma osobami mieszkającymi na 1600 m2. ft. dom jest zorganizowany, ale pełny. Próbowałem sortowników, folio, pudełek, koszy - nic z tego nie zadziałało, aby oswoić stos. Strasznie trzeba coś znaleźć i nie wiedzieć, gdzie to jest. Musi być lepszy sposób. ”

—Bklynebeth

P: „Potrzebuję dobrych systemów do radzenia sobie z (1) dokumentami (2) listami rzeczy do zrobienia oraz (3) codziennym i tygodniowym harmonogramem dla siebie i moich dzieci”. —SDTwinMom

---

Cześć mamo Boston, Margo, Bklynebeth i SDTwinMom:

Ach, straszna papierkowa robota. Po prostu nie przestaje się gromadzić, prawda? Czujesz, że potrzebujesz kamizelki ratunkowej, aby nie utonąć. Wytrzymać! Jestem tu, by cię uratować.

Kluczem do pozostania na szczycie dokumentacji jest stworzenie łatwych i wydajnych systemów, które działają na mózgi z zaburzeniami deficytu uwagi (ADHD lub ADD). Skąd wiesz, co działa? Zacznij od zadania sobie następujących pytań:

• Czy jestem pilnikiem czy pilerem?
• Revealer czy korektor?
• Czy muszę widzieć rzeczy do zapamiętania, że ​​istnieją?
• Czy lubię rzeczy oznaczone kolorami?
• Gdzie mam wystarczająco dużo miejsca do przechowywania plików i dokumentów?
• Czy inni potrzebują dostępu do tych dokumentów?

[Bezpłatne pobieranie: 22 strategie niszczenia bałaganu]

Zadając te pytania, systemy naturalnie się utworzą. Najlepsza metoda to taka, którą możesz wygodnie skonfigurować, utrzymywać i uzyskać do niej dostęp. Oto kilka strategii na dobry początek:

1. Pomyśl o przeszłości / teraźniejszości / przyszłości, organizując i archiwizując dokumenty.

• PAST reprezentuje dokumenty, które musisz przechowywać, ale nie musisz regularnie uzyskiwać do nich dostępu. Pomyśl o podatkach, polisach ubezpieczeniowych, starych dokumentach ubezpieczenia zdrowotnego. Można je przechowywać w szafkach na dokumenty, pudełkach, a nawet segregatorach i przechowywać.
• OBECNIE jest to, czego potrzebujesz i używasz TERAZ. Aktualne rachunki, informacje medyczne, plany podróży należą do tej kategorii. Przedmioty te muszą znajdować się w „głównej nieruchomości”. Pliki na biurku na biurku w domu, kosze na blacie kuchennym, a nawet wózek na kółkach, które można przenosić z pokoju do pokoju.
• PRZYSZŁOŚĆ składa się z dokumentów, do których ostatecznie uzyskasz dostęp, ale nie teraz (plany podróży w przyszłości, plany remontów domów itp.). Przechowuj te w łatwo dostępnych miejscach. Lubię tworzyć segregatory z przezroczystymi plastikowymi rękawami do przechowywania moich przyszłych materiałów.

2. Wykorzystaj swoją przestrzeń powietrzną.
To dosłownie mój ulubiony sposób organizowania dokumentów. Zawieś magazyny lub druty na ścianie, aby efektywnie uporządkować pocztę i inne dokumenty. Korzystanie z przestrzeni powietrznej pomaga zachować widoczność i pewność ważnych dokumentów. Oznacz wiszące pliki, aby organizacja była szybka i prosta. Lub użyj miejsca na ścianie, aby utworzyć centrum wiadomości. Używaj tablic magnetycznych, korka, tablic suchościeralnych, aby trzymać dokumenty, do których potrzebujesz szybkiego dostępu, mieć listy rzeczy do zrobienia w zasięgu wzroku i łatwo dostępne harmonogramy rodzinne.

[Autotest: czy twój bałagan i dezorganizacja wymknęły się spod kontroli?]

3. W razie wątpliwości wyrzuć to.
Jestem trochę bez serca, jeśli chodzi o to. Ale zanim KAŻDY papier dostanie się do mojego domu, jest sortowany nad koszem na śmieci lub niszczarką. Większość papieru nie ma charakteru osobistego, więc nie traktuj go jako takiego. Wykonuj ostre cięcia i pozbądź się tego, czego nie potrzebujesz, zanim zajmie miejsce w Twoim domu.

4. Idź jak najbardziej bez użycia papieru.
Płać rachunki online, skanuj pokwitowania i zarejestruj się w aplikacji mobilnej, która będzie przechowywać wszystkie dane medyczne. Utwórz foldery na komputerze w taki sam sposób, jak szafkę na dokumenty. W każdym razie możesz pomyśleć, aby zmniejszyć przychodzący papier usunie stres i przytłoczy.

5. Jedno wejście, jedno wyjście.
Ta zasada dotyczy WSZYSTKIEGO, co posiadamy (tak, nawet papieru), szczególnie jeśli mieszkamy na małych przestrzeniach. Blylynebeth, wspomniałeś o szczegółowym stosie rzeczy, które idą z kuchni do salonu na papierową torbę. Pewna mądra kobieta powiedziała kiedyś, że bałagan opóźnia podejmowanie decyzji. Chciałbym pójść o krok dalej i zapytać, czy masz miejsce na wszystko, co chcesz zachować? A jeśli tak, to czy wszystko ma określony dom, żebyś wiedział, dokąd wszystko idzie? Po wyznaczeniu domów dla wszystkich naszych rzeczy, utrzymanie systemów organizacyjnych w naturalny sposób następuje.

[ADDitude Redaktorzy Udostępnij: Produkty, które kochamy!]

* BOSTONMOM, pytałeś także o pomysły na tworzenie systemów pracy domowej dla swojej równiarki. Sprawdź kolumnę, którą napisałem na ten właśnie temat tutaj. Jeśli chcesz uzyskać więcej informacji, odwiedź moją stronę internetową pod adresem orderoochaos.com.

---

Leslie Josel, guru organizacji z Order Out of Chaos, odpowie na pytania od ADDitude Czytelnicy o wszystkim, od papierowych bałaganów po sypialnie w strefach katastrof i od opanowania list rzeczy do zrobienia po przybycie na czas za każdym razem.

Prześlij swoje pytania tutaj!

Zaktualizowano 20 września 2018 r