Przewodnik „Get-More-Done-at-Work”

Wszyscy mamy projekty lub zadania w pracy, których unikamy. Zazwyczaj zwlekamy rozpoczęcie pracy nad projektami które mają wiele elementów do zorganizowania, ponieważ nie wiemy od czego zacząć. Nudne zadania można łatwo odłożyć; nudne rzeczy nie przyciągają naszej uwagi. Projekty spoza naszej strefy komfortu można łatwo uniknąć.

Alexia, koordynatorka wydarzeń, która utrzymuje relacje członkostwa w profesjonalnej organizacji lobbingowej, przyszła do mnie zmęczona zbyt dużą liczbą całonocni. „To nie był taki problem w wieku 20 i 30 lat”, powiedziała, „ale po prostu nie mogę tego robić teraz, kiedy mam 40 lat”.

Obowiązki Alexii są zróżnicowane i wrażliwy na czas, więc kiedy odkłada rozpoczęcie czegoś, co jest „przerażające” lub nudne, w ostatniej chwili musi się spieszyć, aby zorganizować wydarzenie. Oto kilka opcji, które opracowaliśmy, aby usprawnić jej zadania w biurze:

> „Jedna rzecz na biurku na raz” stała się pierwszą zasadą Alexii. Podkreśliło ją rozpoczęcie zbyt wielu zadań bez ukończenia żadnego z nich. A kiedy czuła się zestresowana, miała trudności z podejmowaniem decyzji i unikała trudnych lub nieprzyjemnych zadań. Papierkową robotę umieszczono w teczce pionowej na biurku, aby mogła pobrać tylko jeden folder na raz, co zniechęca ją do przeskakiwania od projektu do projektu. Usprawniliśmy również jej ekran komputera: miała tylko trzy foldery na pulpicie: „Zadania do zrobienia”, „Zadania do członkostwa” i „Zadania, których nienawidzę robić”.

> Rozpoczęliśmy ustalanie priorytetów zadań na listach zadań i wdrożył codzienne strategie, które pomogły jej to zrobić. Alexia wybrała trzy rzeczy do zrobienia rano i trzy rzeczy do popołudnia. Postanowiliśmy, że każdego ranka jedno z trzech zadań musi pochodzić z folderu „Zadania, których nienawidzę robić”. Najpierw zajęła się tym pierwszym, a potem zadaniem, które lubiła, aby zachęcić ją do szybkiego ukończenia pierwszego.

[Bezpłatne pobieranie: 18 przyjaznych dla ADHD sposobów na załatwienie spraw]

> Używaliśmy medytacji, aby pomóc jej wykonać zadania, których nienawidzi. Strategia wykonywania zadania, którego nienawidzi każdego ranka, nie zadziałała dla Alexii. Po dwóch minutach od uciążliwego zadania zmieniła biegi i wybrała inne zadanie z jednego z dwóch pozostałych folderów. Chociaż zadania w kategoriach członkostwa i wydarzeń były wykonywane szybciej, lista zadań, których nie znosiła, stale się powiększała. Uznaliśmy, że potrzebuje dodatkowej strategii, aby pomóc jej pokonać opór. Próbowaliśmy muzyki w tle, słuchawek blokujących hałas, sprawdzając się ze mną przez telefon w celu szybkiego rozmowy i dzieląc to zadanie na możliwie najmniejsze części. Nic nie działało.

Kiedy zapytałem Alexię, co się stało, kiedy otworzyła folder z nienawiścią, powiedziała: „Napięłam się!”, Kiedy zasugerowałam, żeby medytowała zanim otworzyła folder, wrzasnęła: „Nie mam na to czasu w pracy!” Powiedziałem jej, że wszyscy na to odpowiedzieli sugestia. Jednak ci, którzy spróbowali medytacji, uznają ją za korzystną.

Wspólnie szukaliśmy filmów na YouTube i aplikacji do medytacji, które Alexia uspokoiła. Minęło trochę czasu: nie podobały jej się głosy gospodarzy lub muzyka była zbyt nowa jak na owe lata. Medytacja, na której się zdecydowała, świeciła na ekranie, gdy łagodny kobiecy głos poprowadził ją do skupienia się na oddechu i rozluźnienia mięśni. Link do filmu stał się czwartą rzeczą, którą trzymała na swoim pulpicie.

Teraz Alexia medytuje, zanim zacznie pracę, aby odeprzeć napięcie, i medytuje, zanim podejmie się zadania, które ją stresuje. Po tygodniu od rozpoczęcia dnia od medytacji Aleksia zwlekała mniej i była w stanie lepiej zdecydować, które zadania wykona jako pierwsza.

[Poradnik Get-Things-Done dla przytłoczonych i przeciążonych]

„Zamiast czuć, że muszę codziennie rano biegać po drodze, zaczynam dzień” - mówi Alexia. „Kiedy to uczucie spokoju zaczyna zanikać, zatrzymuję się, zamykam oczy, wyobrażam sobie świecę przede mną i biorę kilka powolnych, głębokich oddechów, zanim zacznę robić to, co robię. To moja mini-przerwa ”.

> Uzgodniliśmy trzy dodatkowe strategie przeciwdziałania jej zachowaniom unikania. 1) Dostała oprogramowanie, które blokowało jej dostęp do Internetu, gdy jej zadania nie wymagały bycia online. 2) Zorganizowała pod koniec tygodnia odprawę ze swoim szefem, aby poinformować go o postępach w bieżących projektach. Ta odpowiedzialność skłoniła ją do pozostania na dobrej drodze i rozpoczęcia wystarczająco wcześnie, aby dotrzymać terminów. 3) Trzecim było nawyk sprawdzania listy rzeczy do zrobienia i kalendarza w ciągu dnia, aby uniknąć poślizgu. Kiedy myśl o spojrzeniu na jej kalendarz lub listy zaczęła ją stresować, Alexia wyciągnęła wideo z medytacji, aby móc wcześnie rozpocząć nowy projekt, zamiast go odkładać.

Łatwo jest odłożyć na bok zadanie, które wydaje się przytłaczające lub stresujące, ale poświęcenie czasu na medytację lub skupienie się na oddychaniu zapewni nam motywację. To najlepszy sposób, w jaki wiem, aby poradzić sobie z zadaniami, które albo mi się nie podobają, albo są przerażające.

[Czynnik frustracji: radzenie sobie z listami rzeczy do zrobienia ze spokojem]

Zaktualizowano 14 sierpnia 2018 r